Se você está começando agora a organizar o financeiro do seu escritório, esse artigo foi feito especialmente para você.
O SAJ ADV vai te ajudar a organizar suas receitas e despesas, para que você não precise mais usar planilhas nem anotar na agenda, combinado?
Vamos separar nosso entendimento em 4 fases: receitas, despesas, controle e relatórios.
Receitas
Receitas são os valores que entram na conta bancária do escritório, ou seja, os seus honorários. Você pode estar cobrando honorários iniciais ao ajuizar a ação, apenas uma consulta, honorários de êxito, honorários que vem de um acordo processual, de uma assessoria mensal, ou até da sucumbência. Você precisa ter todos esses registros para saber o real e exato valor que você tem em mãos todos os meses.
É importante que para cada tipo de honorário você tenha um Plano de Contas no SAJ ADV. Assim, você vai conseguir futuramente emitir um relatório por plano de contas e saber exatamente quanto você recebe em cada categoria, até para, quem sabe, mudar sua forma de cobrar os honorários.
Também é importante criar Centros de Custo para vincular as receitas que você vai recebendo ao setor correto, por exemplo, dividindo seu escritório em área cível, trabalhista, previdenciária, assim você consegue ver qual dessas áreas realmente traz vantagens financeiras.
Jamais confunda o financeiro do seu escritório com o seu financeiro pessoal, pois dessa forma nunca será possível visualizar seu lucro real e potencializar os resultados do escritório. Seu escritório é um negócio e precisa ser gerido de forma especial e individual para que dê certo.
Se você ainda não sabe lançar uma receita no SAJ ADV, nesse artigo você encontra todas as informações necessárias. Comece pelo simples, mas tenha atenção aos detalhes.
Despesas
Esse assunto merece sua total atenção. Despesas são todos os gastos que o escritório tem para estar funcionando. Sabemos que não são poucos, mas temos que organizá-los para ter total controle das despesas e saber, inclusive, qual é o preço de sua hora.
Para entender melhor as despesas, temos que dividir em algumas categorias: despesas fixas, despesas variáveis, despesas com pessoal, despesas com impostos e despesas com processos.
Despesas fixas: são aquelas despesas básicas que você tem para manter o escritório funcionando, que não dependem do número de clientes que você tem. Por exemplo: aluguel, internet, água, luz, anuidade da OAB.
Despesas variáveis: são despesas que você tem dependendo do volume de trabalho daquele período. Por exemplo: material de escritório, gastos com combustível, Correios, comissões.
Despesas com funcionários: tudo relacionado a folha de pagamento de seus funcionários.
Despesas com impostos: todos os impostos que você paga para manter o funcionamento da atividade.
Despesas com processos/clientes: cópias, guias de pagamento, deslocamento de viagens, normalmente são despesas que o cliente vai reembolsar você depois.
É importante ter todas as opções de tipos de despesa e suas categorias corretamente configuradas em seu Plano de Contas no SAJ ADV, para que você consiga analisar por categoria superior e inferior também.
A divisão das despesas é uma sugestão para você iniciar um controle mais profissional, mas dependerá de sua realidade. Portanto, você deve criar os planos de contas de acordo com o que acontece no seu escritório, usando as sugestões como norte.
Para lançar suas despesas, leia esse artigo.
Controle
Agora que você já sabe a importância de registrar todas as suas receitas e despesas, vamos ao controle delas.
No SAJ ADV você encontra todas essas despesas e receitas organizadas por data de vencimento, vinculadas a pessoa que vai pagar/receber. Com os marcadores você consegue acompanhar o que está próximo do vencimento, para que não atrase.
Caso você venha a pagar ou receber qualquer valor, você precisa dar baixa nesse lançamento no SAJ ADV, para que conste como pago/recebido. Assim, você não corre nenhum risco de perder um pagamento/recebimento.
Para melhorar ainda mais o controle de suas receitas, temos a opção de emissão de boletos. Você pode emitir boletos para seus clientes realizarem o pagamento para você, trazendo mais segurança para suas cobranças e evitando a inadimplência. Com o boleto, a baixa já é automática e o valor pago é repassado para sua conta pelo valor de R$ 2,50 por boleto pago.
Você também encontra nos totalizadores um resumo do mês, para que você entenda se o mês foi favorável ou não, de forma visual e resumida.
Relatórios
Para analisar melhor os lançamentos que você fez, temos algumas formas de extrair as informações e te ajudar nas análises.
Relatório geral para controle: você pode gerar um relatório de “Contas a pagar e receber por dia” para visualizar as receitas e despesas de um determinado período, sejam elas pagas ou não, pela data de vencimento ou de baixa. Esse é o relatório mais completo e você só vai usar como filtro aquilo que você quer ver especificamente. Ele pode ser usado, por exemplo, para você filtrar por Plano de Contas e verificar quanto você gasta/recebe com cada um. Se você não usar nenhum filtro para fazer o relatório ele trará para você tudo que foi lançado no financeiro.
Relatório de clientes que estão inadimplentes: você consegue utilizar o relatório de “Contas a pagar/receber por pessoa”, selecionar os filtros de situação “aberto” e marcar a opção de “somente vencidos”. Dessa forma o sistema vai gerar um relatório apenas com lançamentos que constam como pendente, ou seja, sem pagamento, e que já estão vencidos, possibilitando que você veja quais clientes estão inadimplentes.
Demonstrativo de fluxo de caixa: esse relatório leva em consideração a data que você deu baixa nos lançamentos financeiros, portanto, ele serve para você ver como está o seu caixa nesse período, se entrou ou saiu dinheiro. Ele ajuda você a se preparar para algum pagamento, negociar e tomar atitudes preventivas, se necessário.
Demonstrativo de resultado de exercício: esse é aquele relatório para que você veja se o escritório deu lucro ou não naquele período. É o ideal para analisar possíveis investimentos e entender onde você gasta/recebe mais.
Os relatórios vão depender do que você precisa ver neles, por isso, teste os tipos de relatórios e tenha atenção aos filtros que você utiliza. Você não precisa preencher todos os campos de filtro na hora de gerar o relatório, apenas o que você quer ver de forma específica.