Checklist baseado no maior número de ocorrências de erro que notamos nos atendimentos.Processos:
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Processos
- A importação de pessoas deve ser feita antes da importação de processos;
- É extremamente importante informar um Grupo de trabalho que será vinculado ao processo. O Grupo deve estar previamente criado no sistema. Se o Grupo de trabalho não for informado e após a importação o cliente precisar trabalhar com permissões de acesso deverá realizar a alteração manual em processo por processo;
- Os campos com CPF/CNPJ jamais podem estar com uma numeração repetida. É importante que entenda que eles tratam-se de valores únicos no sistema. Imagine a seguinte hipótese onde foi cadastrado um usuário de CPF 000.000.000-00, chamado João. Se o sistema encontrar esse CPF em sua planilha de importações, mesmo que com outro nome, ele fará o vínculo automaticamente ao usuário João. Em uma importação recente isso aconteceu com as partes envolvidas de um processo, tanto partes ativas quanto passivas. Se não tiver mais o documento de identificação do cliente mantenha o campo em branco;
- A coluna “Estado” deve ser preenchida com valores abreviados. Ex: DF, RS, SC...
- Pode-se informar apenas um grupo para importação. Se forem informados dois grupos ao mesmo tempo, conforme o exemplo a seguir (Cível e Trabalhista), o campo de grupo ficará em branco.
- A probabilidade de ganho de um processo (coluna U) deve ser informada exatamente como apresentada dentro do SAJ ADV, ou seja: "Êxito" ou "Perda". Se forem informados valores todos em maiúsculos ou de qualquer maneira diferente dos apresentados anteriormente essa informação não será importada.
- Se for informada uma pessoa como envolvido que já exista no sistema os registros não serão duplicados. Aparentemente o sistema possui alguma validação nesse sentido. É importante salientar que a nomenclatura do nome da pessoa deve ser idêntica ao que já está cadastrado no sistema.
- Se o responsável não for informado ou se for inserido um nome que ainda não existe no sistema, o usuário importador ficará como responsável dos processos.
- O sistema não distingue processos judiciais de extrajudiciais na importação de dados. Caso o cliente queira importar processos extrajudiciais recomendamos que insira as informações como se o processo fosse judicial. Após isso devemos mencionar que o campo "Tipo de Órgão Julgador" terá o valor "Extrajudicial". Essa é uma boa alternativa para esses casos.
- A coluna "Nome parte Cliente" deve ser preenchida com a mesma informação da coluna "Parte Ativa" ou "Parte Passiva". Dessa forma, o sistema identifica qual das duas partes é o cliente do escritório.
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- No sistema há os “Estados Civis” a seguir: Casado, Divorciado, Solteiro, União Estável e Viúvo. Não inserir na planilha de importação como Viúvo(a), Casado(a), Solteiro(a), pois ocorrerá erro;
- Antes de realizar a importação certifique-se de que a profissão de seu cliente existe no sistema. Você pode consultar as profissões previamente cadastradas na engrenagem na parte superior direita da tela > “Cadastros gerais” > “Pessoa profissões”. Não encontrando a profissão basta adicioná-la nos botões “+” ou “+ novo”.
- Caso o nome da pessoa já esteja cadastrado no sistema, e na planilha esteja escrito exatamente igual inclusive com os mesmos espaços e acentuação, o sistema ignora o registro e não duplica.
- Caso o nome cadastrado no sistema esteja diferente e o cpf igual, o sistema ignora o registro e não realiza a importação.
- Se a categoria inserida na planilha ainda não existir na conta do cliente, a mesma será criada no momento da importação.
Andamentos
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- Na coluna "Origem (Processo/Atendimento)" devemos informar se o andamento deverá ser inserido em um processo ou atendimento. A escrita deve ser da seguinte maneira: Processo ou Atendimento.
- A coluna "Ocultar na Área do Cliente" deve ser preenchida com valores "Sim" ou "Não".
Tarefas
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- Na coluna "Identificador" devemos inserir o identificador interno do processo ou atendimento do SAJ ADV (Ex: PRO.000001, ATE.000001). Se inserirmos o número CNJ do processo teremos problemas.